Оформляем отпуск сотруднику

Мы составили график отпусков в соответствии с действующим законодательством, но что делать, если работник не желает его соблюдать по каким-либо причинам? Как поступить если работник заболел перед отпуском или в течение его? Возможен ли перенос отпуска на другой период? И, пожалуй, самый сложный вопрос – производственная необходимость. Как перенести отпуск работнику и каким образом должно быть документальное оформление этого переноса, чтобы ни сам работник, ни ГИТ не имели к нам претензий?
В процессе формирования графика отпусков работодатель может учесть пожелания работника о периоде отпуска, но после утверждения график отпусков он становится обязательным для исполнения обеими сторонами. Соответственно, и работодатель может отказать в переносе отпуска (кроме случаев, предусмотренных ТК РФ) и работник вправе не согласиться с его переносом.
Необходимо помнить, что в одностороннем порядке перенести даты отпуска ни работник ни работодатель не может. Перенос отпуска возможен исключительно по согласованию сторон. При этом нужно помнить, что отмена отпуска не возможна даже при обоюдном согласии сторон, поскольку это нарушает права работника и противоречит трудовому кодексу.
Разумеется, такое согласие должно быть задокументировано. В случае, если о переносе отпуска просит сам работник, он должен написать заявление, отражающее желаемые даты отпуска, на основании которого оформляется соответствующий приказ. Подпись руководителя на данном приказе свидетельствует о его согласии на перенос отпуска работнику.
Если отпуск переносится по производственной необходимости – то сначала формируется соответствующий приказ, на котором работник ставит подпись о том, что он согласен с решением руководителя. Необходимо помнить, что право на отпуск должно быть реализовано не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он изначально предоставлялся.
После оформления приказа необходимо внести изменения в график отпусков и указать новую дату начала отпуска и реквизиты соответствующего приказа.
Если информация об отпуске была внесена в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, то надо зачеркнуть даты начала и окончания отпуска (графы 5 и 6) и вписать новые. При этом в графе 7 надо указать реквизиты приказа о переносе отпуска.
Пожалуй самая распространенная причина переноса отпуска работнику это болезнь работника. Как правило, в этих ситуациях работник не пишет заявления о переносе отпуска. Возникновение предпосылок к переносу дат отпуска может произойти на разных стадиях оформления. Рассмотрим возможные варианты развития событий:
1. Уведомление о начале отпуска за 2 недели работник получил, ушел на больничный и на дату начала отпуска его еще не закрыл. Заявление о переносе отпуска отсутствует.
В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Поскольку в нашей ситуации нетрудоспособность наступила до начала отпуска, порядок действий в этом случае законодательно не определен. В данной ситуации рекомендуем согласовать с работником перенос дат отпуска, либо отпуск будет продлен на количество дней болезни и его начало будет считаться со следующего дня после закрытия больничного.

Что касается выплаты отпускных, то отпускные в любом случае должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до начала фактического ухода в отпуск.

Случаи, в которых нужно произвести перерасчет:
— Отпускные были выплачены исходя из полной зарплаты за месяц, предшествующий отпуску, без учета дней, которые сотрудник не доработал из-за болезни.
— Работник проболел больше месяца, и его отпуск перенесен на следующий месяц. По общему правилу отпускные должны быть пересчитаны с учетом другого расчетного периода.
2. Отпуск полностью или частично перенесен на другой месяц. В этом случае отпускные за новый отпуск рассчитываются уже с учетом нового расчетного периода.
Как известно, МРОТ с 1 мая 2018 г. увеличен до 11 163 руб. Если в ходе расчета суммы отпускных выявлено, что средний заработок работника ниже МРОТ (11 163 руб.), придется доплатить до этой суммы и отпускные выплачиваются исходя из 11 163 руб. за месяц. На практике, зачастую, возникает ситуация, когда у работника накопились отпуска за предыдущие периоды.

В соответствии с ч. 4 ст. 124 ТК РФ, запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд и непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

По закону организация обязана предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска, но законодательно не регулируется, за старый или новый рабочий период вначале они предоставляются, поэтому работодатель самостоятельно определяет порядок. Особенностей расчета отпускных за старые рабочие периоды нет, а расчетный период зависит от того, когда начнется отпуск работника.

Таким образом, ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо вне графика, по соглашению между работником и работодателем и в течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы.

Вам может быть интересно:
https://www.lidercpk.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-organizacii/
https://www.lidercpk.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-poslednie-izmeneniya-2/